Формы записей СМК

Пункт
ИСО 9001:2008
Запись Ответственный за управление записью Место хранения записи Срок хранения записи
4.2 Требования к документации 1. Сводная номенклатура дел КубГАУ Начальник ОД ОД 1 год
2. Номенклатура дел кафедры и деканата Начальник ОД Типовая – на интернет-сайте, Индивидуальные – в деканатах (49.00-36) и на кафедрах (50.00-31) 1 год
3. Общий перечень записей СМК КубГАУ Начальник ОМК Интернет-сайт до замены на новую версию
4. Листы регистрации изменений (в документах по управлению качеством СМК КубГАУ) Начальник ОМК В документах по управлению качеством СМК КубГАУ на интернет-сайте до отмены документа СМК или его замены на новую версию
5. Листы регистрации рассылки документов Начальник ОД ОД 1 год
6. Письма университета Начальник ОД Подразделения 5 лет
5.4 Планирование 1. Годовые цели по качеству университета Проректор по НР-ПРК Подразделения, Интернет-сайт 5 лет
2. Годовые планы совершенствования СМК Начальник ОМК Подразделения, Деканаты (49.00-31), Кафедры (50.00-25) 5 лет
3. Годовые планы документирования СМК Начальник ОМК Подразделения, Деканаты (49.00-31), Кафедры (50.00-25) 5 лет
4. Годовые цели по качеству административных подразделений и факультетов Начальник ОМК ОМК, Административные подразделения, Деканаты (49.00-05) 5 лет
5. Годовые цели по качеству кафедр Начальник ОМК Деканаты (49.00-05), Кафедры (50.00-04) 5 лет
5.5 Ответственность, полномочия и информирование 1. Организационная структура КубГАУ Ректор ОК до замены новыми
2. Организационная структура СМК КубГАУ Проректор по НР-ПРК В Руководстве по качеству на интернет-сайте до замены новыми
3. Матрица ответственности за процессы и виды деятельности СМК Проректор по НР-ПРК В Руководстве по качеству на интернет-сайте до замены новыми
4. Листы ознакомления сотрудника с ПСП и ДИ Начальник ОК В ДИ и ПСП ОК Подразделения до замены ПСП и ДИ
5.6 Анализ со стороны руководства 1. Годовые планы работы ученого совета университета Ученый Секретарь УС Ректор, Проректоры, Деканы, Нач. УМУ 5 лет
2. Годовые планы работы ректората Зам. начальника УМУ Ректор, Проректоры, Деканы, Нач. УМУ 5 лет
3. Планы работы ученых советов факультетов на учебный год Ученые секретари УС факультетов Деканаты (49.00-06) Зав. кафедрами 5 лет
4. Годовые отчеты по результатам анализа СМК со стороны ректора «Оценка СМК ректором» Начальник ОМК Ректор, ПРК, Проректоры, Нач. УМУ, ОМК 5 лет
5. Протоколы ученого совета университета Ученый Секретарь УС Ученый Секретарь УС 5 лет
6. Протоколы решения ректората Зам. начальника УМУ Ректор Проректоры Нач. УМУ Деканы 5 лет
7. Протоколы решений ученых советов факультетов Ученый секретарь УС факультета Деканаты (49.00-06) 5 лет
8. Протоколы заседаний кафедр Декан Кафедры (50.00.03) постоянно
9. Протоколы заседаний деканата Учебно- методический отдел УМУ Деканаты (49.00-10) 5 лет
6.2 Человеческие ресурсы 1. Протоколы ученого совета университета о переизбрании преподавателей, деканов, заведующих кафедрами Ученый секретарь УС Ученый секретарь УС 5 лет
2. Протоколы ученых советов факультетов о переизбрании преподавателей, деканов, заведующих кафедрами Ученый секретарь УС факультета Деканаты (49.00-06), ОК (в личных делах) 5 лет
3. Годовые планы и отчеты университета о повышении квалификации и стажировок преподавательского состава Декан ФПКП ФПКП 5 лет
4. Планы и индивидуальные отчеты по повышению квалификации ППС Декан ФПКП Кафедры (50.00-18) до минования надобности
5. Копии документов о повышении квалификации преподавателей (свидетельств, удостоверений, сертификатов, дипломов ученых степеней и званий) Минобрнауки России ФПКП, ОК (в личных делах) 75 лет
6. Годовые списки преподавательского состава, включая внутренних и внешних совместителей Начальник ОК ОК УМУ до замены новыми
7. Годовые списки преподавательского состава кафедры Начальник ОК Кафедры (50.00.11) до замены новыми
8. Личные карточки студентов Начальник учебно-методического отдела УМУ Деканаты (49.00-19) ОК (в личных делах) 75 лет
9. Личные дела сотрудников и студентов Начальник ОК ОК (в личных делах) 75 лет
10. Отчет заведующего кафедрой при избрании (переизбрании) на должность Начальник УМУ Кафедры (50.00.11) 5 лет
11. Отчет декана факультета при избрании (переизбрании) на должность Начальник УМУ Деканаты (49.00.05) 5 лет
6.3 Инфраструктура 1. Акты состояния зданий, сооружений, учебных аудиторий, транспорта, связи и т.д. Проректор по АХР Проректор по АХР 5 лет
2. Годовые планы текущего и капитального ремонта Проректор по АХР Проректор по АХР 1 год
3. Годовые планы закупок учебного и научного оборудования Проректор по АХР Проректор по АХР 1 год
4. Годовые планы информатизации университета Начальник ЦИТ ЦИТ 1 год
6.4 Производственная среда 1. Планы проведения проверок состояния ОТ и БЖД Начальник ООТ, ГО и ЧС ООТ, ГО и ЧС 5 лет
2. Акты проверок ОТ и БЖД Начальник ООТ, ГО и ЧС ООТ, ГО и ЧС Подразделения, Деканаты (49.00.33), Кафедры (50.00.29) 5 лет
3. Журнал учета проведения инструктажа на рабочем месте по ОТ Начальник ООТ, ГО и ЧС Подразделения, Деканаты (49.00.33), Кафедры (50.00.29) до замены новыми
4. Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности Начальник ООТ, ГО и ЧС Подразделения, Деканаты (49.00.33), Кафедры (50.00.29) до замены новыми
5. Журнал присвоения 1-й группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу Начальник ООТ, ГО и ЧС Подразделения, Деканаты (49.00.33), Кафедры (50.00.29) до замены новыми
6. Журнал учета регистрации обучения сотрудников по ОТ Начальник ООТ, ГО и ЧС ООТ, ГО и ЧС 5 лет
7. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве по ОТ Начальник ООТ, ГО и ЧС ООТ, ГО и ЧС 5 лет
8. Журнал учета проведения вводного инструктажа по ОТ Начальник ООТ, ГО и ЧС ООТ, ГО и ЧС 5 лет
7.1 Планирование выпуска продукции 1. Годовые планы аккредитации ООП ВПО Зам. начальника УМУ УМУ 1 год
2. Пятилетние тематические планы НИР Начальник отдела науки Отдел науки 5 лет
3. Годовые планы развития ДПО Проректор по ДПО Проректор по ДПО 5 лет
4. Рабочие учебные планы, семестровые планы Начальник УМУ УМУ Деканаты (49.00-14) 5 лет
5. Графики учебного процесса на учебный год Начальник УМУ УМУ Деканаты (49.00-14) 1 год
6. Расписания учебных занятий Начальник отдела автоматизации учебного процесса УМУ УМУ, Деканаты (49.00-25), интернет-сайт 1 год
7. Расписания экзаменационных сессий Начальник учебно-методического отдела УМУ УМУ, Деканаты (49.00-25) 1 год
8. Сводки движения контингента студентов Деканы Деканаты (49.00.23) 3 года
9. Годовые отчеты университета по НИРС Начальник отдела науки Отдел науки 5 лет
10. Годовые планы университета по академической мобильности Начальник ОМС ОМС 5 лет
11. Годовые планы-отчеты факультетов по академической мобильности Начальник ОМС Факультеты (новая папка), ОМС 5 лет
12. План-отчет по организации международной деятельности на факультете
13. Годовые планы-отчеты по воспитательной работе со студентами факультета Зам. проректора по ВР Зам. проректора по ВР, Деканаты (49.00-09) 5 лет
14. Годовые планы работы административных подразделений Проректоры Подразделения 5 лет
15. Расчеты учебных часов по кафедрам на учебный год Начальник УМУ УМУ, Кафедры (50.00-11) 5 лет
16. Планы работы кафедр на учебный год Начальник учебно-методического отдела УМУ Кафедры (50.00-05) постоянно
17. Планы и отчеты по проведению Месячника по оборонно- массовой и военно-патриотический работе Заместитель проректора по ВР Деканаты (49.00-09) 5 лет
18. Планы и отчеты о дополнительных мероприятиях по недопущению проявлений экстремизма в студенческой среде Заместитель проректора по ВР Деканаты (49.00-09) 5 лет
19. Годовой план и отчет работы кураторов со студентами в группах Зам. проректора по ВР Кафедры (50.00-22) 5 лет
7.2 Процессы, связанные с потребителем 1. Годовой план по формированию набора в вуз Первый проректор Проректоры, Деканы, УМУ 1 год
2. Договора по НИР Начальник юридического отдела Бухгалтерия, Отдел науки, Отдел х/д работ до истечения срока договора
3. Списки студентов, обучающихся по договорам (в т.ч. целевым) Начальник ОК ОК до истечения срока договора
4. Договоры на обучение Начальник юридического отдела Бухгалтерия до истечения срока договора
7.3 Проектирование и разработка 1. Перечень нормативных документов Минобрнауки России для лицензирования основной образовательной программы Зам. начальника УМУ УМУ до замены
2. Выписка из протокола ученого совета о результатах анализа условий реализации образовательной программы лицензионным нормативам ФГОС ВПО Ученый секретарь УС Ученый секретарь УС 5 лет
3. Результаты анализа соответствия учебных планов и УМК требованиям ФГОС ВПО и работодателей (протоколы заседаний МК факультетов, протоколы согласования рабочих программ) Секретари МК факультетов Деканаты (49.00-07), Кафедры (50.00-10) 5 лет
4. Реестр реализуемых основных ООП по-факультетно Зам. начальника УМУ УМУ до замены новыми
5. Данные о книгообеспеченности ООП Директор библиотеки Библиотека, УМУ, Деканы до замены новыми
6. Годовые планы университета по изданию учебной литературы и отчеты об их вы полнении Начальник учебно-методического отдела УМУ УМУ, Редакционный отдел 1 год
7. Годовые планы университета по изданию научной литературы и отчеты об их вы полнении Начальник отдела науки Отдел науки, Редакционный отдел 1 год
8. Журнал регистрации рукописей учебных и научных изданий, сдаваемых на редактирование Начальник редакционного отдела Редакционный отдел до замены новыми
9. Индивидуальные планы работы преподавателей Начальник учебно-методического отдела УМУ Кафедры (50.00-09) 5 лет
10. Индивидуальные планы работы аспирантов, докторантов и соискателей (с утвержденными темами диссертаций) Начальник отдела ПНПК Отдел ПНПК 5 лет
11. Индивидуальные планы-отчеты работ магистрантов Начальник УМУ Кафедры 5 лет
12. Планы и отчеты работы методических комиссий университета и факультетов Зам. начальника УМУ УМУ, Деканаты (49.00-07) 5 лет
13. Рецензии на учебные и научные издания Начальник учебно-методического отдела УМУ Методические комиссии факультетов УМУ 5 лет
14. Решения УМО о присвоении грифа Начальник УМУ УМУ 5 лет
15. Протоколы и выписки решений методических комиссий факультетов об издании учебной и научной литературы Начальник учебно-методического отдела УМУ Деканаты (49.00-07), УМУ, Редакционный отдел Отдел науки 5 лет
16. Журнал нормоконтроля отчетов о НИР Начальник ОСМ ОСМ до замены новыми
17. Отчеты о НИР Начальник отдела науки Отдел науки, Кафедры (50.00-07) постоянно
18. Акты приемки-сдачи НИР Начальник юридического отдела Бухгалтерия, Отдел х/д работ, Отдел науки до истечения срока договора
7.4 Закупки 1. Заявки (на имя ректора) на закупки (с указанием списка допущенных поставщиков) Главный бухгалтер Подразделения 1 год
2. Договоры на закупки, акты выполненных работ Главный бухгалтер Бухгалтерия до истечения срока договора
3. Сведения о верификации закупленных товарно-материальных ценностей и услуг Главный бухгалтер Подразделения (в заявках на закупки) 1 год
4. Протоколы ученого совета университета о результатах приема на первый курс Секретарь УС университета УМУ Приемная комиссия 5 лет
5. Журнал регистрации приема документов абитуриентов Начальник отдела по работе с абитуриентами УМУ УМУ, Приемная комиссия ДЗН
6. Сводные ведомости результатов вступительных экзаменов абитуриентов Начальник отдела по работе с абитуриентами УМУ УМУ, Приемная комиссия 1 год
7. Сведения о поступающих на первый курс (в текущем году) Начальник отдела по работе с абитуриентами УМУ УМУ, Приемная комиссия 1 год
8. Рейтинг абитуриентов, успешно прошедших вступительные испытания Начальник отдела по работе с абитуриентами УМУ УМУ, Приемная комиссия 1 год
9. Приказы о зачислении в университет на 1-й курс Начальник отдела по работе с абитуриентами УМУ УМУ, Приемная комиссия 1 год
7.5 Обеспечение производства и обслуживания 1. Расписание учебных занятий, экзаменационных сессий, графики ликвидации задолженностей Начальник учебно-методического отдела УМУ Учебно-методический отдел УМУ, Деканаты (49.00-25) 1 год
2. Годовые графики взаимопосещения занятий преподавателей Начальник учебно-методического отдела УМУ Кафедры (50.00-26) 5 лет
3. Листы оценки качества учебных занятий Начальник учебно-методического отдела УМУ Кафедры (50.00-26) 3 года
4. Журналы лабораторно-практических занятий на учебный год Начальник учебно-методического отдела УМУ Преподаватели 1 год
5. Договоры на практику студентов Бухгалтерия 5 лет
6. Отчеты руководителей практик о результатах прохождения практик студентами Деканы Кафедры (50.00-15) 5 лет
7. Индивидуальные отчеты о зарубежных стажировках Начальник ОМС Кафедры (новая папка) 5 лет
8.Отчет об участии в «Программе международной академической мобильности»
9. Годовые планы университета по проведению студенческих и научных конференций Начальник отдела науки Отдел науки 1 год
10. Научные работы студентов, направляемые на конкурсы Начальник отдела науки Отдел науки 1 год
11. Журналы успеваемости студентов по результатам сессии на учебный год (по-факультетно) Начальник учебно-методического отдела УМУ Деканаты (49.00-20) 5 лет
12. Зачетно-экзаменационные ведомости Начальник учебно-методического отдела УМУ Деканаты (49.00-24) 5 лет
13. Экзаменационные листы Начальник учебно-методического отдела УМУ Деканаты (49.00-24) 5 лет
14. Распоряжения деканов о недопущенных к сессии студентах Декан Деканаты (49.00-03) 5 лет
15. Приказы о студентах, переведенных на следующий курс Декан УМУ, Деканаты (49.00-02), Архив постоянно
16. Зачетные книжки и студенческие билеты Начальник учебно-методического отдела УМУ ОК (в личных делах), Студенты 75 лет; 5 лет
17. Сведения о результатах тестирования студентов Начальник ЦИТ ЦИТ, Декан 5 лет
18. Сведения о трудоустройстве выпускников Начальник ОК ОК, Деканаты (49.00-30) 5 лет
19. Журналы выдачи документов об образовании государственного образца Начальник ОК Деканаты постоянно
20. Отчеты кафедр об учебной работе за учебный год Начальник учебно-методического отдела УМУ Кафедры (50.00-05) постоянно
7.6 Управление оборудованием для мониторинга и измерений 1. Сведения (свидетельства) о гос. поверке средств измерений Начальник ОМС ОМС 5 лет
2. Годовые графики метрологического контроля Начальник ОМС ОМС 5 лет
3. Годовые графики гос. поверки средств измерений Начальник ОМС ОМС, Подразделения 5 лет
4. Лицензии на используемое программное обеспечение Начальник ЦИТ ЦИТ до замены новыми
5. Фонды КИМ по дисциплинам Начальник ЦИТ ЦИТ, Кафедры (50.00.10) до замены новыми
6. Акты внедрения ЭУМ Начальник ЦИТ ЦИТ, Кафедры (50.00.10) 5 лет
8.2 Мониторинг и измерение 1. Анкеты социологических опросов (студента, магистранта, работодателя, выпускника, сотрудника) Проректор по НР-ПРК ОМК 5 лет
2. Отчеты о социологических исследованиях удовлетворенности потребителей (студентов, магистрантов, работодателей, выпускников, сотрудников) Начальник ОМК Деканаты (49.00.29), ПРК, ОМК, Проректоры 5 лет
3. Годовые программы плановых внутренних аудитов Начальник ОМК Подразделения, Деканаты (49.00.31), Кафедры (50.00.25) 5 лет
4. Отчеты о результатах внутренних аудитов в подразделениях/процессах Начальник ОМК ОМК, Аудитируемые подразделения, Деканаты (49.00.31), Кафедры (50.00.25) 5 лет
5. Приказы о проведении внеплановых внутренних аудитов и их итогах Проректор по НР-ПРК Подразделения, Деканаты (49.00.02), Кафедры (50.00.01) 5 лет
6. Приказы о проведении проверок и их итогах Проректоры по направлениям Подразделения, Деканаты (49.00.02), Кафедры (50.00.01) 5 лет
7. Годовые сводные данные о целевых и фактических значениях показателей процессов СМК Начальник ОМК ОМК (в годовых отчетах по анализу СМК) 5 лет
8. Данные итоговой аттестации студентов и защит ВКР (по-факультетно) Начальник учебно-методического отдела УМУ Деканаты (49.00-13) 3 года после завершении обучения
9. Протоколы ГАК и ГЭК Начальник учебно-методического отдела УМУ Архив постоянно
10. Отчеты председателей о работе ГАК и ГЭК по направлениям подготовки Начальник учебно-методического отдела УМУ Деканаты (49.00.13) постоянно
11. Учебные работы студентов (курсовые, контрольные работы) Начальник учебно-методического отдела УМУ Кафедры (50.00-17; 50.00-18) 1-5 лет
8.3 Управление несоответствующей продукцией 1. Сведения о неуспевающих студентах по результатам сессии Начальник учебно-методического отдела УМУ УМУ, Деканаты (49.00-24) 1 год
2. Приказы об отчисленных студентах Начальник учебно-методического отдела УМУ УМУ, Деканаты (40.00-02), Архив постоянно
8.5 Улучшение 1. Отчеты о результатах внутренних аудитов в подразделениях/процессах Начальник ОМК ОМК, Аудитируемые подразделения, Деканаты (49.00.31), Кафедры (50.00.25) 5 лет
2. Годовые отчеты по результатам анализа СМК со стороны ректора «Оценка СМК ректором» Проректор по НР-ПРК Ректор, ПРК, Проректоры, ОМК 5 лет
3. Годовые цели по качеству университета Проректор по НР-ПРК Подразделения, Интернет-сайт 5 лет
4. Годовые планы совершенствования СМК Начальник ОМК Подразделения, Деканаты (49.00-31), Кафедры (50.00-25) 5 лет
5. Годовые планы документирования СМК Начальник ОМК Подразделения, Деканаты (49.00-31), Кафедры (50.00-25) 5 лет
6. Годовые цели по качеству административных подразделений и факультетов Начальник ОМК ОМК, Административные подразделения, Деканаты (49.00-05) 5 лет
7. Годовые цели по качеству кафедр Начальник ОМК Деканаты (49.00-05), Кафедры (50.00-04) 5 лет

Перечень сокращений

  • АХР — административно-хозяйственная работа;
  • ВР — воспитательная деятельность;
  • ДИ — должностная инструкция;
  • ДПО — дополнительное профессиональное образование;
  • МК — методическая комиссия;
  • НИР — научно-исследовательская работа;
  • НИРС — научно-исследовательская работа студентов;
  • ОД — отдел делопроизводства;
  • ОК — отдел кадров;
  • ОМК — отдел менеджмента качества;
  • ОМС— отдел международных связей;
  • ООТ, ГО и ЧС — отдел охраны труда, гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций;
  • ОСМ — отдел стандартизации и метрологии;
  • ПНПК — подготовка научно-педагогических кадров;
  • Проректор по НР-ПРК — проректор по научной работе - представитель руководства по качеству;
  • ПСП — положение о структурном подразделении;
  • УМУ — учебно-методическое управление;
  • УС — ученый совет;
  • ФПКП — факультет повышения квалификации преподавателей;
  • ЦИТ — центр информационных технологий;
  • ЭУМ — электронные учебные материалы